Flere og flere fitnesscentre vælger at forlade det gamle PBS-system og i stedet skifte til moderne kortbetaling, når der skal opkræves betaling fra medlemmerne. Nogle mener, at traditionelle metoder, som ofte udbydes af Nets er blevet for dyrt, mens andre mener, at kortbetaling giver en bedre og mere stabil kundebetaling.
Skal du skifte betalingssystem? Vi har lavet en mailskabelon du kan lade dig inspirere af.
Farvel PBS – goddag til kortbetaling: Sådan gør du overgangen lettere
Større fleksibilitet, mindre administration og bedre kontrol over betalinger og udmeldelser. Det lyder jo næsten for godt til at være sandt. Ikke desto mindre, er det nogle af fordelene, du får, ved at flytte dine medlemmer over på kortbetaling. Du kan sandsynligvis også sparre tusindvis af kroner ved at rykke alt medlemsbetaling over på almindeligt dankortbetaling. Men hvordan sikrer du, at overgangen fra PBS til betalingskort bliver så gnidningsfri som muligt – både for personale og medlemmer?
Vi har talt med Alex Nielsen, indehaver af Odder Fitness Center, som netop har taget hul på den proces. Hans erfaringer giver vigtig læring – og inspiration til tre gode råd:
Odder Fitness Center: Fra PBS til 100% kortbetaling
“Her på tredje uge har 250 ud af 1.000 medlemmer flyttet over på kortbetaling fra PBS”, fortæller Alex Nielsen. “Men processen har også været tung, og den største udfordring har været kommunikationen.”
I forbindelse med overgangen, har Alex fra Odder Fitness Center valgt at sende mails direkte til medlemmerne med eksisterende PBS-aftaler. Mailen indeholder et link, hvor medlemmer kan indtaste sine kortoplysninger og dermed overgå til den nye betalingsform. Det lyder simpelt – men usikkerheden blandt medlemmerne har overrasket Alex:
“Vi har fået 50-60 henvendelser fra medlemmer, som enten havde brug for hjælp eller var i tvivl om, hvorvidt mailen var ægte. Derfor har det været altafgørende for os, at personalet har været klædt godt på og kan hjælpe medlemmerne, når spørgsmålene opstår.”
Alex og hans team forventer, at hele overgangen fra PBS til betalingskort vil tage omkring tre måneder. Herefter vil de medlemmer, der ikke har tilmeldt sig med betalingskort, automatisk få en opsigelse. Det vil altså sige, at selv om processen er tung, så accepterer Alex det medlemstab, der måtte være, hvis det betyder, at Odder Fitness Center kan opnå fordelene ved at skifte fra PBS til betalingskort.
Tre råd til en lettere overgang fra PBS til kortbetaling
1) Klæd personalet godt på – før du kontakter medlemmerne
Personalet er første forsvarslinje, når medlemmerne har spørgsmål. Sørg for, at alle ved, hvordan overgangen kommer til at foregå, hvorfor den sker, og hvordan de skal svare på usikkerhed omkring f.eks. mails og sikkerhed.
2) Forklar tydeligt og vær på forkant med spørgsmål
Mange medlemmer er (med god grund) skeptiske overfor mails, der beder om kortoplysninger. Gør derfor mails og kommunikation super tydelig, og forklar, at det er en legitim ændring, som kommer fra dit center. Gentag budskabet flere gange og gerne via flere kanaler, f.eks. mail, SMS, notifikationer, opslag i centret og direkte kontakt til medlemmerne.
3) Hav en realistisk tidsramme – og vær forberedt på medlemstab
Skiftet fra PBS til kortbetaling sker ikke over en uge. Sæt en realistisk plan – gerne 2-3 måneder – og accepter, at nogle medlemmer nok falder fra. Det er en del af processen, og gevinsten i mere kontrol og fleksibilitet overstiger typisk tabet. I hvert fald, hvis du spørger Alex fra Odder Fitness Center.